POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Comme nous sommes un organisme qui œuvre à recueillir du financement pour le secteur de la santé et des services sociaux, nous colligeons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation de nos services en matière de sollicitation de contributions de diverses formes, de participation à des événements et des tirages. Nous nous conformons aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels.

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité, et vous autorisez la Fondation de l’Hôpital d’Argenteuil et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous (voir 4).

QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ?

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :

• Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), et numéro(s) de téléphone;
• Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, des photos et du contenu vidéo ou audio;
• Des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus;
• Des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur nos sites Web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne.
• Tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;
• Le cas échéant, les preuves du consentement qui nous a été donné (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels.

COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous collectons vos renseignements personnels lors de nos interactions avec vous, comme suit :

• Lors de votre inscription aux infolettres;
• Lors de l’inscription à des évènements bénéfices;
• Lorsque vous faites un don à notre organisme, quel que soit la forme de votre don;
• Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;

COMMENT UTILISONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

• Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous.
• Afin de faciliter l’utilisation de notre site Web et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que son contenu est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil.
• Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
• Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.
• Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires).

AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

La Fondation de l’Hôpital d’Argenteuil est un organisme sans but lucratif, par conséquent les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transmis à toute entité du réseau de la Fondation de l’Hôpital d’Argenteuil et être traités par une telle entité. Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :

• Des bénévoles et clients de la Fondation de l’Hôpital d’Argenteuil pour les fins de recrutement de ressources humaines, de bénévoles et des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
• Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services de sollicitations de dons, analyse de bases de données, sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
• Nous n’utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

OÙ CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

La Fondation de l’Hôpital d’Argenteuil conserve les coordonnées des donateurs de façon sécuritaire et bienveillante à l’aide du logiciel DonorPerfect. Ce logiciel est utilisé par la Fondation depuis ses débuts en 2002. Seuls les employés ont accès à ces informations et ils sont tenus de suivre la loi sur la confidentialité des renseignements personnels.

« DonorPerfect est un logiciel canadien de collecte de fonds pour la gestion des donateurs. Il est utilisé par les organismes pour gérer les donateurs, effectuer des demandes de subvention, suivre les dons, gérer les suivis, préparer les envois postaux et bien plus encore. »

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements soient connus.

COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS ?

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre directrice générale par courriel à l’adresse fha@ssss.gouv.qc.ca, par téléphone au (450) 562-3761, poste 72127 ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Fondation de l’Hôpital d’Argenteuil 145 Avenue de la Providence, Lachute Québec, J8H 4C7

COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous pouvons modifier le contenu de notre site Web et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique sur la protection des renseignements personnels et notre Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

La présente politique a été adoptée par le conseil d’administration de la Fondation, le 28 septembre 2023.